Автоматизація процесів продажів в компанії «АСТРА»

Компанія «Агробудівельний альянс "АСТРА"» — один із найбільших постачальників і сервісних операторів сільськогосподарської техніки в Україні, присутній на ринку вже понад 20 років. «АСТРА» спеціалізується на продажу нової і вживаної сільськогосподарської техніки, гарантійному сервісі та післягарантійному обслуговуванні устаткування, а також на продажу запасних частин і комплектуючих.

ПЕРЕДУМОВИ ПРОЕКТУ

«АСТРА» є одним із лідерів ринку: асортимент компанії налічує десятки брендів і сотні найменувань продукції, а серед клієнтів — великі землевласники, господарства, сільськогосподарські компанії по всій країні. Компанія не мала інструменту, який дозволив би централізовано керувати таким масивом інформації — менеджери і керівники використовували 1С, Excel і особисті записи, що ускладнювало стратегічне планування продажів, а також контроль і аналіз роботи відділу.

 КОМПАНІЇ БУВ ПОТРІБЕН ІНСТРУМЕНТ, ЯКИЙ БИ ДОЗВОЛИВ:

• оптимізувати збір даних про господарства
  
  
• об'єднати всю інформацію в єдиному інформаційному середовищі та забезпечити оперативний доступ до неї;
  
  
• категоризувати і сегментувати господарства, виходячи з їх потенціалу;
  
  
• підвищити ефективність роботи менеджерів і узгодженість їх дій завдяки процесному підходу;
  
  
• створити прозорий і системний підхід до управління процесами, щоб у результаті збільшити частку продажів сільськогосподарської техніки на 20%.

«АСТРА» провела тендер, за результатами якого інструментом для реалізації проекту стала платформа Creatio, а компанією-інтегратором — Sales'Up, партнер Terrasoft Ukraine. На вибір вплинули low-code інструменти Creatio, які дозволяють користувачам самостійно підтримувати систему і робити необхідні зміни, а також можливість масштабувати рішення і автоматизувати різні ділянки робіт. Крім того, в «АСТРА» відзначили, що важливу роль зіграла галузева експертиза інтегратора.

«Ми досить довго і ретельно вибирали CRM-систему та інтегратора: протягом півроку вивчали різні пропозиції і спілкувалися безпосередньо з тими гравцями ринку, які вже реалізували подібні проекти в нашій галузі. У результаті ми прийшли висновку, що Creatio має найбільш придатну для нас функціональність. Також нас підкупило те, що інтегратор Sales'Up говорив з нами "однією мовою" і запропонував найбільш відповідне рішення наших задач»

ХІД РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЕКТУ

СТВОРЕННЯ ЄДИНОГО ІНФОРМАЦІЙНОГО СЕРЕДОВИЩА І УПРАВЛІННЯ КЛІЄНТСЬКОЮ БАЗОЮ

В межах проекту була виконана інтеграція з 1С, що дозволило об'єднати на єдиній платформі інформацію про клієнтів, замовлення, продукцію компанії, прайс-листи (включаючи курси валют), графіки відвантажень і оплат, дебіторську заборгованість. Також інформацію в систему заносять регіональні представники, які отримують її під час візиту.

Такий підхід забезпечує актуальність даних і швидкий доступ до них — наприклад, раніше менеджерам доводилося дзвонити в центральний офіс, щоб отримати коректні дані. Більш того, консолідація даних зручна не тільки для їх зберігання, а й для обробки. Завдяки скоринговій моделі всі контрагенти сегментуються в залежності від того, в яких продуктах і послугах вони зацікавлені (спеціальна техніка, комплектуючі, додаткове обладнання тощо).

АВТОМАТИЗАЦІЯ ВІЗИТНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Продукт Field Sales for Creatio дозволяє автоматизувати візит регіонального представника — від постановки завдання співробітнику до проведення презентації і фіксації результатів зустрічі. Наприклад, за допомогою продукту представники виконують чек-ін та чек-аут на місці, вносять інформацію про клієнта, формують комерційні пропозиції. Більш того, вони мають миттєвий доступ до всієї необхідної для візиту інформації: скриптів, презентацій, опису продукції тощо.

«Перед впровадженням системи було побоювання, що команді буде непросто адаптуватися до нових умов роботи. Зараз Creatio використовується всіма співробітниками відділу продажів, і ми бачимо, що складнощів із роботою немає, менеджери практично відразу втягнулися в роботу в CRM-систем»

УДОСКОНАЛЕННЯ ПЛАНУВАННЯ

Через великий асортимент і широку географію присутності «АСТРА» потребувала функціональності для планування продажів у різних розрізах. Зараз на платформі Creatio така можливість реалізована: компанія формує плани по регіону, бренду, менеджеру, клієнту, може сформувати плани по першим і повторним продажам і багато іншого.

Менеджери можуть відстежувати виконання плану відразу в мобільній версії платформи. У системі можна відстежувати фактичні продажі, поточний відсоток нарахування згідно матриці бонусів, необхідний обсяг продажів для переходу на наступний рівень та інші показники.

КОНТРОЛЬ І АНАЛІЗ РОБОТИ ДЕПАРТАМЕНТУ ПРОДАЖІВ

Одним з ключових запитів компанії на старті проекту було забезпечити оперативний доступ до аналітики, а також налаштувати швидке формування звітів. У системі налаштовані стандартні звіти і вказані KPIs, які формуються автоматично завдяки створенню єдиного інформаційного середовища. Це не тільки спростило контроль за показниками всіх співробітників відділу і підвищило самомотивацію, а й прискорило прийняття управлінських рішень.

КОНТРОЛЬ І ПЛАНУВАННЯ ДЕМО-ТУРІВ

Через трудомісткість процесу планування витрат по демо-турам і нерозуміння їх ефективності була необхідність в автоматизації цього процесу. Зараз на платформі Creatio реалізована можливість управління бюджетом, планування і відстеження витрат з можливістю релокації, зручна побудова маршруту і підбір клієнтів для демонстрацій з автоматичним розрахунком усіх показників. Автоматизація цього процесу дозволила зробити його більш зрозумілим і керованим, а також у повній мірі контролювати його ефективність для подальшої оптимізації

ПЛАНИ З РОЗВИТКУ СИСТЕМИ

Автоматизація продажів — тільки перший етап проекту по впровадженню Creatio. Надалі компанія планує автоматизувати весь шлях клієнта, від знайомства і першого продажу до післяпродажного обслуговування і крос-продажів, та масштабувати систему на інші ділянки своєї роботи.

Зараз до запуску готується ще один процес — управління мотивацією співробітників. Підрахунок бонусів був дуже трудомістким, займав до місяця, а в самому процесі були задіяні 4-5 відділів. При цьому співробітники не розуміли, на який рівень бонусу вони можуть розраховувати в середині сезону.

Завдяки інструменту Планування компанія і співробітники зможуть в режимі реального часу відслідковувати виконання плану продажів і оперативно реагувати на всі зміни. Інформація про виконання плану і бонуси буде доступна кожному співробітнику в мобільному додатку в будь-який зручний момент.

Ще одним етапом проекту стане оптимізація сервісного відділу, в рамках якого буде автоматизовано процес обробки звернень від клієнтів, а також адаптовано мобільний додаток для роботи сервісних інженерів — з автоматичним білінгом трудовитрат, списання матеріалів, підготовкою всіх необхідних документів (акту введення в експлуатацію, приймання-передачі тощо), план-графіком завантаження сервісних інженерів з розподілом їх по skill-групам.

«Компанії українського агросектору активно шукають шляхи розвитку та зростання бізнесу — автоматизація однозначно є одним з таких рішень, що ми і бачимо на прикладі компанії "АСТРА". Ми раді, що наша експертиза в реалізації проектів для агрокомпаній допомагає клієнту виконувати роботу всередині якісніше і легше і підкорювати нові вершини на ринку»